公文的结构顺序排列方法

在公文语段中，逻辑混乱、条理不清、语意模糊的现象时而可见，究其原因，常常是思路不畅、句序不顺。它不仅打乱了阅文者的线性思维，给阅文者对公文内容的轻松理解带来困难，而且影响了公文主旨的明确表达。带来的公文的结构顺序排列方法。

公文的结构顺序常见的有：时间顺序、空间顺序、逻辑顺序。往往采用归纳式、演绎式的逻辑思维方法，对材料由概括到具体、由现象到本质、由整体到局部进行安排，形成了固有的三种主要结构模式：纵向式、横向式、纵横结合式。下面，笔者从******机关的工作实际出发，试结合一些范文或病文，谈谈有关公文句序排列的技巧，供同行们参考。

一、根据工作职能的主次地位安排句序

公文写作的本质表明：机关管理职能决定文字表现形式，文字表现形式是为机关管理职能服务的。公文是为******机关、企事业单位、人民团体机关工作服务的，其公文语句的顺序，当然只能按照各自机关工作职能的特点，根据工作职能的主次地位来安排。如某省地税局在一份指示性通知中指出：

为了确保全年任务的圆满完成，各级地税机关要采取有效措施，加强征管，落实好组织收入工作的各项措施。一是要推行科学化、精细化管理，管住税源;二是要抓住重点，加强税收征管工作;三是要采取有效措施，积极压缩欠税;四是要进一步加大稽查力度，打击偷税、逃税等涉税违法犯罪行为。各级地税机关要在当地******部门的领导下，进一步强化部门协税护税，进一步提高收入质量，增强组织收入工作的后劲。

这段话采用演绎法，先提出“要落实好”各项措施，然后具体写“怎样落实好”，其顺序特点是“先总后分”。“总说”部分先讲目的，后提任务。“分说”部分按“从内到外”的顺序来排列：写“内部”，按照地税工作“管住税源——加强征管——压缩欠税——打击犯罪”等四项职能的主次来安排句序;写“外部”，强调“要在当地******部门的领导下”进行。特别是“内部”这一块，没有税源，就没有税收，就不必征管，这是关键的关键。有了税源，征管就是最主要的工作，压缩欠税是第二位的，违法的毕竟是少数，打击涉税违法可以摆在第三位。本语段从主到次，依次推进，逻辑紧密，句序清楚。

但如果写作时不注意，就容易出现句子排序上的毛病，譬如某市***门在工作汇报中写道：

我室的主要任务是查处违法违纪案件，为了加大查处的力度，我们认真研究了工作方法措施，一是发挥团队精神，充分发挥集体的智慧，突破大案、要案;二是实行调查组长责任制;三是重调查，重证据;四是抓住重点，集中力量突破疑难案件。由于我们做到了以上几点，提高了办案的效率和质量。

这段话从整体上来说，是按照“要做什么(任务)——为什么要做(目的)——怎样做的(做法)——做得怎样(效果)”的思路排列的，但段落中“工作方法措施(做法)”的排列有一定的随意性，缺乏必要的逻辑联系。有4个方面值得商榷和修改：

句序排列不当。原文中“一是……”到“四是……”4句，其排列顺序可概括为“突破大案要案——明确责任——掌握***策——突破疑难案件”。其中“明确责任”是查处案件的制度保障，“掌握***策(重调查、重证据)”是查处案件要坚持的原则，即不管是查处一般案件，还是大案要案、疑难案件，都离不开这些制度保障和原则，可列为段首一、二句。内容欠全面。从监察室的职能来看，原文漏掉了最基本的也是最主要的职能：查处一般案件。句式长短不一。四个句子中，最长的15个字，最短的仅6个字，句子排列不美观，也不便于对句序的记忆。原文的末句“由于我们做到了以上几点，提高了办案的效率和质量”，语气平淡，工作成效显得平平，公文主旨不够突出。拟作如下修改：

我室的主要任务是查处违法违纪案件，针对往年一般做法的局限，我们改进了工作措施，加大了查处力度：一是实行调查组长责任制，明确责任(明确责任);二是重调查，重证据，逐一落实各个案件(以一般案件为主);三是发挥集体智慧，重点查处大案要案(大案要案);四是抓住难点，集中力量突破疑难悬案(疑难悬案)。

修改后的语段，有以下优点：

第一，理清了句序。按照“明确责任——一般案件——大案要案——疑难悬案”的顺序，也就是按照工作任务由大到小、工作难度由小到大的顺序来安排句子。“落实责任”是基础，“一般案件”是主体，“大案要案”是重点，“疑难案件”是关键。逐层递进，步步深入，内容全面，阐述清楚。

第二，优化了句式。充实了句子内容，使各个句子句式大致整齐，语法结构相似，近似排比，铿锵有力;加之语气一致，便于记忆。

第三，调整了语段结构。“任务——做法——效果”是使用频率最高的基本结构形式，但在没有具体数据或事实说明“效果”的情况下，不如将其删去或合并。本语段改用“总述——分述”结构形式，突出了工作“做法”，正符合上级听汇报的要求。

二、按照工作进程的先后安排句序

按照工作进程，也就是按照时间顺序。我们在对某项工作进行决策之后需要安排部署时，经常使用指示性或实施性的意见、通知;对上级汇报某项工作实施进展情况时，常常运用阶段性总结、工作汇报、经验介绍、***务信息等文种，这些内容相对单一的公文，适用于按照工作进程来排序。如xx日报社纪委一份经验总结的一个语段：

履行职责，做好干部人事工作的监督。今年5月，报社***根据中央《干部选拔任用工作条例》和市委的若干规定，进行第四轮中层干部竞聘上岗和员工双项选择工作。报社纪委从5月22日召开动员大会开始，先后对自荐推荐、资格审查、竞聘演说、民主测评、组织考察、公示到最终聘任等六个程序进行全程监督，确保了整个过程的公开、公平、公正，透明、规范、有序。6月份，报社平稳顺利地完成了干部聘任工作，xx名业务骨干走上新的中层领导岗位，xxx名员工完成了自己新一轮岗位的选择，初步实现了人适其岗、人尽其才、才尽其用的目标。

工作进程排序法，条理清晰，事物发生、发展、变化的过程一目了然，符合人们认识事物的习惯，便于领导者考虑下一步的决策。

三、按照工作职能的逻辑顺序安排句序

所谓逻辑顺序，就是人们认识客观世界的具有规律性的顺序，如工作职能各个环节之间的必然联系、原因和结果、发展规律、变化趋势等。例如，xx市人民***府《关于加强防汛工作的通知》中对防汛工作安排的第二条是：

全面落实各项防汛措施，做到万无一失。各县区人民***府、市***府各部门要对前期防汛各项准备工作进行全面检查，做到组织、工具、物料、技术、人员五落实。要积极储备防汛物料和设备，严加管理。要进一步强化防汛队伍，加强防汛实战演练，提高抢险技术水平，并时刻处于待命状态，随时听从调遣。要抓紧抢修加固险工险段，对重点部位要责任到人，严防死守。

这个句群紧紧围绕防汛工作职能，采用“纵横结合式”排序法。段首提出任务说明“要干什么”，接着说明“怎样干”(是纵向排列)——“检查、落实、管理、演练、固险”(是横向排列)。而这五个方面的工作也有一定的.逻辑顺序，首先是要“检查”，通过检查才能了解是否已经“落实”，只有落实了情况，才能有针对性地解决问题(是纵向排列);物料设备要严加“管理”，人员要演练待命，险段要修固，重点部位要严防死守(是横向排列)。虽然交错变化，但有条不紊。

排列句序虽较简单，但如果缺乏排序的意识，稍不注意就可能出现疏漏，如x市统计局工作总结中的一段话：

在市统计局，任何一笔数据的产生，都要经过采集、加工、审核、上报、发布的严格流程，重要的数据还必须接受社会各界的开门评估，并在内部实行数据质量岗位责任制和过错纠正制，从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错，得到了各界的认同。

一般来说，认识、举措、指导思想、总体要求等，应排在“做法”之先，以形成“认识(举措)——做法——效果”的“句链”，没有决策，哪有行动呢?但这个语段却把“做法”列在“举措”之先，不符合工作职能的逻辑关系。另外，原因与结果之间也缺乏必然联系。数据的产生“要经过”、“必须接受……并实行(制度)”等都是对工作提出的要求和规定，仅有这些要求和规定未必能产生“不出大差错”的结果，只有通过正确的实践才能做到这一点。因此，要将“实行数据质量岗位责任制和过错纠正制”提前到段首，并将“要、必须”等词语改成“实行了、经过了、接受了”等表示已经进入实践程序的词语。

可修改如下：

在市统计局，实行了数据质量岗位责任制和过错纠正制，任何一笔数据的产生，都经过了采集、加工、审核、上报、发布的严格流程，重要的数据还接受了社会各界的开门评估，从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错，得到了社会各界的认同。

四、依据领导者决策的心理习惯安排句序

为加快阅文速度，提高办事效率，阅文者往往有一种心理要求而形成的习惯，比如，同是涉及工作经费问题，在不同的文体中会有不同的句序排列要求。

(一)在工作方案、经费预算报告、可行性分析报告等文种中，经费总额宜排列于语段之首。因为这类公文的作用是帮助领导者决策，而领导者从整体和全局出发，首先考虑的是“要多少钱”的问题，然后才是“为什么要这些钱”和“这些钱怎么用”的问题。如：

工作经费问题。20xx年经济普查结果显示，全省有服务业法人单位xx万个，产业活动单位xx万个，个体经营户xxx万家。共涉及xx大门类xx个大类xxx个行业小类，工作量相当繁重，还有相应的宣传发动、专干培训、报表印刷、软件开发、数据处理等一系列工作要做。按照分级负责的原则，服务业统计调查所需经费由同级财***负担，列入同级财***预算。经初步预算，省本级每年大约需要经费xxx万元。

经过修改，将经费总额提到段首，内容进行了提旨归纳，并删去不必赘述的有关***策规定，主旨更加显现突出，更符合阅文者的阅文心理和阅文习惯。

工作经费问题。经初步预算，省本级每年大约需要经费xxx万元。其缘由主要有三点：一是统计对象牵涉广，据2007年经济普查结果显示，全省有服务业法人单位xx万个，产业活动单位xx万个，个体经营户xxx万家，共涉及xx大门类xx个大类xxx个行业小类。二是工作程序多、要求细，包括宣传发动、专干培训、上户登记、逐级审核、质量抽查和数据处理等一系列工作。三是配套费用较大，包括报表印刷、户外宣传、设备维修、软件开发等。以上经费，拟请按规定列入本级财***预算。

(二)在请求批准拨付经费的请示中，宜将所需经费总额写在文尾。如某市民***局在请求紧急拨付救灾资金的请示中写道：

在财力紧张的情况下，我市市、县两级财***共紧急筹拨救灾专项资金xxx万元，但由于受灾面积大、灾区人口多、灾情严重，远远不能解决受灾群众的急难。为此，我们除继续发动群众生产自救和各县财***支持外，恳请省民***厅紧急拨付给我市受灾救济款xxx万元。

在请示中，文尾的最末一句话是最显眼的位置，经费总额写在这儿最醒目，给领导者阅文和会议办文提供了便捷。一般来说，在“经费总额”之后，不要为表达对上级的尊敬写一些恭维话和恳求语，也不要为领导出谋划策谈经费的来源和安排，更不要强调此项工作的重要性，以引起领导的重视和关注。且不说这些话是不是画蛇添足，就其所在的位置，就足以掩盖公文主旨的表达。当然，按照惯例，另起一行之后应写上“当否，请批准”、“可否，请批示”之类的请求语。

五、对内容复杂的句群，通过提炼主旨来显现句序

一个语段由一个或几个句群组成，而一个句群，虽然由若干句子组成，却都表述一个中心，句序必然围绕这一中心问题来安排。如果抓住了句群的中心，就抓住了要害，对句序的认识就会由暗到明。有的撰文者在公文中虽然罗列了大量的素材(情况、问题、做法、效果)，但没有对这些感性材料进行理性分析，并提炼归纳出相应的观点，一时是很难分清句序的。如下例：

影响工程进展的主要原因，第一，xx大学xxx学院因缺少资金至今仍未恢复施工;第二，xx机场扩建在五月底开工，xx公路计划在10月份开工，今年计划新开工建设的11个工程项目，大部分仍在做前期准备工作。第三，工程报批报建时间长，征地拆迁难，以地霸x、强行参工参运、阻工闹事现象屡禁不止，严重影响了工程进度。

我们如果能对这些情况及结果进行分析，也许就会找到问题的症结。这一语段的主旨是寻找影响工程进展的“原因”。原文中前两个问题都是反映进展缓慢的情况(xx学院未恢复施工、新项目长期准备)，我们从中可以归纳出隐含的原因：“资金未到位”，这是主因;其次，“投资环境差”可分两个方面，即内环境(报建手续复杂，审批效率低等引起的“工程报批报建时间长”)和外环境(征地拆迁难、阻工闹事多等)，建议修改如下：

影响工程进展的主要原因：第一，资金到位难。目前资金到位率仅占预算的xx%，因此xx大学xxx学院至今仍未恢复施工，xx机场扩建等11个计划今年新建的项目，80%仍停留在前期准备阶段。第二，报批报建时间长。一般都要x个月以上。第三，外部环境差。征地拆迁难，以地x工、强行参工参运、阻工闹事现象屡禁不止等。

经过提炼、增删、归并、分类，以上语段内容充实了，分旨明确了，句序也随之准确、清晰地划分开来。

总之，句序的正确排列对于公文的语篇建构和意思的表达有着重要的作用，不同的句序即可造成不同的表达效果。因此，在写作时，为了追求最佳的表达效果，我们完全可以在句子的排列顺序上多下点功夫。

公文的结构顺序排列方法

(1)纵式结构

【概念】按时间顺序或事件发展过程或者各层次之间的逻辑关系来组织材料。通过对事例或问题进行逐层推进的论证或阐述，为主旨服务。

【举例】《关于对2017年度新进人员进行试用期满考核的通知》

为做好20xx年度教职工在职进修培养工作，加强对外出进修教师的管理，现将有关事项通知如下：

一、考核对象(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

20xx年来校工作至20xx年6月30日试用期满的我校专任教师，辅导员、实验员等教辅人员，以及附中、附小聘用的教师。

二、考核时间(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

20xx年9月3日 - 9月13日

三、考核程序及要求(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

1.被考核人提交工作1年以来(试用期)的工作总结，并填写《湖北省事业单位工作人员确定工资呈报表》中个人基本信息。

2.用人单位对被考核人试用期工作进行综合评价，并在《湖北省事业单位工作人员确定工资呈报表》中“单位意见”栏中明确填写考核等次(合格或不合格)及是否同意转正定级的意见。

3.用人单位将本单位被考核职工工作总结和填写的《湖北省事业单位工作人员确定工资呈报表》于9月14日前上交人事处(综合楼408室)。

四、考核结果(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

此次考核结果分合格、不合格两个等次，是学校决定是否对相关人员按期转正定级、继续聘用的重要依据。请各单位高度重视，切实做好考核工作。

考核结束后，人事处以书面形式将考核结果通知被考核人。被考核人对考核结果如有异议，可于接到考核结果通知之日起一周内向学校申请复核。

【举例】《食药监关于相关调味面制品(俗称“辣条”)抽检情况的通报》

一、关于调味面制品分类(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

20xx年国家食品药品监管总局《关于严格加强调味面制品等休闲食品监管工作的通知》(食药监食监一〔20xx〕57号)中已明确，调味面制品(辣条)纳入“方便食品”实施许可，作为单独单元，生产许可证内容为“方便食品(调味面制品)”。

二、关于调味面制品抽检判定依据(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

《食品安全法》第二十五条规定食品安全标准是强制执行的标准。2017年10月20日，国家卫生计生委《关于爱德万甜等6种食品添加剂新品种、食品添加剂环己基磺酸钠(又名甜蜜素)等6种食品添加剂扩大使用量和使用范围的公告》(2017年第8号)中明确，有关调味面制品食品添加剂使用归属于“方便米面制品”。原国家食品药品监管总局组织的食品及保健食品专项抽检方案中明确调味面制品食品添加剂使用的判定标准为《GB2760-2014食品安全国家标准食品添加剂的使用标准》。

三、关于核查处置情况(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

此次专项抽检检出的不合格调味面制品我省经营企业所在地食品药品监管部门已按要求依法开展核查处置。对不合格调味面制品生产企业的核查处置由其所在地食品药品监管部门组织处置。

【讲解】纵式结构强调严密的逻辑性，内在的公文主体的各个部分有隶属关系。

(2)横式结构

【概念】从不同角度，按照事物的不同，把表现主旨的观点、事实、要求、办法等分成若干部分，不分主次地划分层次。层次之间没有隶属关系，在内容上相对***，显现出事物内在的并列关系。

【举例】《***关于在中国(上海)自由贸易试验区内暂时调整有关行***法规和***文件规定的行***审批或者准入特别管理措施的决定》

为加快***府职能转变，创新对外开放模式，进一步探索深化改革开放的经验，根据《全国人民代表大会常务委员会关于授权***在中国(上海)自由贸易试验区暂时调整有关法律规定的行***审批的决定》和《中国(上海)自由贸易试验区总体方案》的规定，***决定在中国(上海)自由贸易试验区内暂时调整下列行***法规和***文件规定的行***审批或者准入特别管理措施：

一、改革外商投资管理模式，对国家规定实施准入特别管理措施之外的外商投资，暂时调整(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

《中华人民共和国外资企业法实施细则》、《中华人民共和国中外合资经营企业法实施条例》、《中华人民共和国中外合作经营企业法实施细则》、《指导外商投资方向规定》、《外国企业或者个人在中国境内设立合伙企业管理办法》、《中外合资经营企业合营期限暂行规定》、《中外合资经营企业合营各方出资的若干规定》、《〈中外合资经营企业合营各方出资的若干规定〉的补充规定》、《***关于投资体制改革的决定》、《***关于进一步做好利用外资工作的若干意见》规定的有关行***审批。

二、扩大服务业开放，暂时调整(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

《中华人民共和国船舶登记条例》、《中华人民共和国国际海运条例》、《征信业管理条例》、《营业性演出管理条例》、《娱乐场所管理条例》、《中华人民共和国中外合作办学条例》、《外商投资电信企业管理规定》、《***办公厅转发文化部等部门关于开展电子游戏经营场所专项治理意见的通知》规定的有关行***审批以及有关资质要求、股比限制、经营范围限制等准入特别管理措施。

【讲解】与纵式结构不同，横式结构公文中主体的各个部分往往是并列的关系

(3)纵横式结构

【概念】这种类型为内容较多，篇幅较长的公文所普遍采用。事物之间相互联系的复杂性是纵横结构的客观基础。从总体上来看，主文层次是纵向的。但纵中有横，按纵向展开内容，又按横向并列层次表述，或者主文层次总体上是横向并列的，但横中有纵，对内容层层推进。

【举例】《省人民***府办公厅关于做好证明事项清理工作的通知》

一、清理范围(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题

本次清理的对象是法律、法规、规章和规范性文件设定的证明事项。

二、清理职责(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

全省清理工作实行分级负责制。市(州)、县(市、区)清理工作由各市(州)、县(市、区)人民***府统一负责清理，省***府各部门的清理工作由各部门具体负责。省***府法制办负责牵头组织实施全省清理工作。

三、实施步骤(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

(一)清理自查阶段(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

(20xx年8月15日前)。各地各部门根据本次清理工作的要求，全面梳理涉及的证明事项，逐项提出取消或保留的建议，按管理权限及程序报同级人民***府审定后，形成证明事项清单及清理情况报告，报省***府法制办清理工作专班。

(二)集中审查阶段(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

(20xx年9月15日前)。省***府法制办负责组织协调全省证明事项清理工作，抽调相关部门、单位人员集中办公，审核各地各部门报送的清理结果，逐条提出审核意见建议。

(三)审定上报阶段(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

(20xx年9月30日前)。省***府法制办与各地各部门就证明事项清理情况沟通达成一致意见，形成我省证明事项清单及清理情况报告，经省人民***府审定后报司法部。

(四)公布运行阶段(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

(20xx年12月31日前)。对已取消的证明事项，及时通过互联网等向社会公布目录，做好宣传解读工作。对确需保留的证明事项，公布清单，逐项列明设定依据、开具单位、办理指南，保证平稳过渡，防止出现管理和服务“真空”。

四、工作要求(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

各地各部门要以本次清理工作为契机，进一步转变行***管理方式，规范行***行为，改进工作作风，提高服务质量，提升监管效能。要加强督促检查，对下级机关违法增加证明事项和证明材料、提高证明要求、随意将行***机关的核查义务转嫁给群众和企业的，及时纠正查处;对未及时纠正查处、引发不良社会影响的，严肃追究相关责任人的责任。要进一步加强协同协作，促进信息系统互联互通，打破***府部门间、部门内部“信息孤岛”，从根本上铲除“奇葩”证明、循环证明、重复证明滋生的土壤。要大力推行告知承诺制，加强信用体系建设，强化对群众和企业承诺事项的事后审查，对不实承诺甚至弄虚作假的，依法严肃查处。

五、组织保障(此处为公文事例，并非教案内部的级数标题)

省***府法制办要做好本次清理的组织实施工作，加强对各地各部门清理工作的跟踪、督促、指导和审核把关，对取消证明事项涉及修改地方性法规、省***府规章和规范性文件的，及时启动相关修订程序。

【讲解】总体为横向结构，第三点实施步骤部分为纵向结构，分为清理自查，集中审查，审定上报，公布运行四个阶段。

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